2010.03 第十二期：重要信，要用心寄！

電子郵件 (email) 已成為現代人不可或缺的連絡工具，靠 email 交報告、交作業、或傳送重要資料能否「萬無一失」，寄件人須用點心，電腦不可能完全取代，因為收件人看不到你寄的重要信件，可能原因實在太多了，其中多數為寄件人操作不當或設定錯誤所致，根據我們多年的工作經驗整理出以下數點：

1. 寄信動作未完成：因寄件人太忙或不小心將信丟到草稿匣去了、漏了附件或夾錯檔、沒正確點擊寄送、寄了卻因信件太大或非許可 IP 被 SMTP 伺服器拒絕轉送（會有訊息，但常被使用者所忽略）、或其他原因。
2. 郵件軟體未啟用：分享一個實例，有人電腦平時用 Outlook Express 來處理信件，但其 Word 的「立即傳送」用的是 Outlook (不是 Outlook Express)，當用 Word 編輯完後直接傳送，沒看到任何錯誤訊息，收件人也没收到信件，就這樣一直寄、拚命寄，直到最後起動了 Outlook ，累積在 Outlook 寄件匣中大量信件終於傾巢而出。
3. 寫錯收件人地址：這也是常見寄件人失誤的例子。
4. 信件被退回：超大信件、不存在收件人、或其他原因被退信，但通常寄件人不會去注意退信訊息及其原因，例如：主旨為「Undelivered Mail Returned to Sender」這類的退信通知，少有人會去詳讀。
5. 過濾系統誤攔：使用者電腦上或網路上充斥著太多的過濾垃圾信、病毒信的資安軟體或設備，只要其中有一部誤判了（沒有 0% 誤判率的設備），就可能寄不到。若為本中心隔離垃圾信系統所攔，收件人可透過郵件記錄器自行取回。
6. 收到沒看到或看不懂：信件太多，造成收件人漏看或誤刪在所難免，或是信件被其他電腦取走而不自知；此外，寄件人用了不適當的字元集或編碼方式，或用了 winmail.dat 這種微軟獨家格式，造成收件人看不懂或不能看。

總之，若不想發生「因重要作業沒交而被當」這類不幸的事，以下幾點寄信小技巧供您參考：

1. 寄信時記得(密件)複本給自己，既可確認寄出，也方便日後追查。
2. 在信件中要求收件人回信確認，若收到回信可確認對方一定有看到；若否，則可再去信詢問。
3. 最後絕招，電話確認，或 msn 等其他管道來確認，不要堅持等回信。

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